Digitalisierung des Studenten-Onboardings
ucm.agency
Meine Rolle: Product Designer.
Team: 1 Product Owner, 1 Backend Developer, 1 Frontend Developer, 1, UX/UI & Research
Zeitrahmen: 2-Wochen-Sprint (MVP)
The Challenge
Das Unternehmen skalierte, aber das Onboarding steckte im Büro fest. Jede Verifizierung erforderte eine physische Präsenz vor Ort – ein massiver Flaschenhals für das Wachstum und eine frustrierende Hürde für Studenten.
The Problem
Das Onboarding basierte auf einer persönlichen Identitätsprüfung vor Ort. Was anfangs funktionierte, entwickelte sich bei steigenden Nutzerzahlen zum massiven Hindernis. Da jede Anmeldung manuellen Aufwand und physische Präsenz erforderte, blockierte der Prozess das gesamte Unternehmenswachstum.
⚖️ Mangelnde Skalierbarkeit
Jeder neue Nutzer verursachte direkt proportional mehr Arbeit, wodurch das System bei Wachstum zwangsläufig kollabieren musste.
⌛ Service-Stau
Überfüllte Räume und lange Wartezeiten führten zu extremer Frustration bei den Studenten und schadeten der User Experience.
👷 Ressourcen-Bindung
Wertvolle Mitarbeiterkapazitäten wurden durch repetitive, manuelle Dokumentenprüfungen blockiert, statt das Kerngeschäft voranzutreiben.
🚧 Wachstumsbarriere
Die fehlende Digitalisierung fungierte als struktureller Flaschenhals, der eine Expansion über ein gewisses Maß hinaus physisch verhinderte.
Research & Alignment
Zu Beginn des Projekts wurden durch gezielte Gespräche und technische Analysen die Leitplanken für die neue Lösung gesetzt. Ziel war es, die unterschiedlichen Prioritäten von Business, Technik und User Experience zu vereinen und eine technisch machbare, skalierbare Lösung zu definieren.
🎯 Perspektiven-Check
Zusammenführung der unterschiedlichen Sichtweisen von CEO (Skalierbarkeit), IT (Technik) und Product Owner (UX) zu einem gemeinsamen Zielbild.
📋 Anforderungs-Profil
Festlegung der drei Erfolgsfaktoren: Keine Vor-Ort-Termine mehr, Entlastung des internen Teams und nahtlose Systemintegration.
⚙️ Technical Clearing
Frühzeitige Prüfung der Schnittstellen und IT-Kapazitäten, um sicherzustellen, dass die Konzepte innerhalb von zwei Wochen umsetzbar sind.
🛡️ Risikominimierung
Vermeidung von Fehlplanungen durch die Definition klarer "Hard Limits", damit das Design nicht an technischen Hürden scheitert.
AI-Driven Workflow
AI served as a strategic co-pilot at every stage, transforming raw intent into a resilient, stress-tested architecture with unprecedented speed.
1. Research & Simulation
Nutzung von LLMs zur Simulation komplexer Gruppendynamiken. Durch das „Stress-Testing“ der Personas in Extremszenarien wurden kritische Reibungspunkte identifiziert, bevor der erste Screen entstand.
Rapid UI Iteration
Einsatz von AI-Native Prototyping (v0), um den „Deep Navy Glow“ und adaptive UI-Zustände in Echtzeit zu validieren. Dies garantierte eine nahtlose Verbindung von Ästhetik und technischer Machbarkeit.
Systemic Validation
KI-gestützte Logik-Audits der Informationsarchitektur. Dies sicherte die technische Resilienz der App und definierte proaktive Features wie den Battery Handoff und den Consensus-Loop.
Key Features: Deep Dive
Intuitive Planung durch kontextuelle Intelligenz
Zero-Friction: NLP-Algorithmen extrahieren automatisch Präferenzen wie Ernährungsfilter aus den Profilen.
Invisible Logic: Im Hintergrund werden lokale Öffnungszeiten und Wetterdaten synchronisiert usw.
Der Mood Mixer ersetzt komplexe Formulare durch eine konversationsbasierte Intent-Driven UI. Er verwandelt freie Texteingaben oder Voice-Memos sofort in logistische Masterpläne
Situative Führung statt starrer Karten
Proactive Discovery: Das System blendet kontextuelle Möglichkeiten wie 2-für-1 Angebote oder spezifische Empfehlungen.
Fluid Routing: Spontane Entdeckungen oder Planänderungen werden in Echtzeit synchronisiert, ohne den Navigations-Flow zu unterbrechen.
Das Live-Navi ist das funktionale Herzstück, das sich dynamisch dem Nutzer und dem Kontext anpasst, um das Prinzip „Presence over Pixels“ einzulösen.
Vom physischen Effort zum emotionalen Erfolg
Der Gratification Hub schließt den Loop der Reise ab, indem er Daten in Stolz verwandelt und das gemeinsame Erlebnis für die Gruppe und deren Umfeld (Family & Friends) validiert.
Gamified Achievements: Visuelle Aufbereitung physischer Meilensteine steigert die Motivation und schafft ein greifbares Erfolgserlebnis.
Social Connectivity: Integration von Live-Feedback. Der Walk wird zum interaktiven Storytelling-Format für externe Beobachter.
AI Story-Reel: Die KI generiert automatisch ein Highlight-Video aus gesammelten POI-Momenten, Fotos und Statistiken für das Hotel-Ritual am Abend.
| Metrik | Vorher (Analog/Büro) | Nachher (Digital/In-App) |
|---|---|---|
| Erreichbarkeit | Mo–Fr, 09:00–17:00 Uhr | 24/7 Sofort-Check |
| Logistik | Zwingende Anreise zum Büro | 100% Ortsunabhängig |
| Wartezeit | Abhängig von Schlange & Anreise | Null (Parallele Prüfung) |
| Bearbeitungs-Art | Synchron (Face-to-Face) | Asynchron (Remote-Queue) |
Performance Metrics
Key Learnings
Dieses Projekt beweist, wie ein vollständiger UX-Prozess durch KI erweitert (augmented) werden kann, ohne den Designer zu ersetzen. Durch den gezielten Einsatz von KI-Tools konnte ich die operative Design-Zeit drastisch verkürzen und diesen Freiraum für strategisches Denken und tiefgreifende Empathiearbeit nutzen.